CARA MENGGUNAKAN MAIL MERGE PADA MICROSOFT WORD

Mail Merge adalah suatu tools yang terdapat pada menu bar “Mailings” pada Microsoft Word. Dimana tools kita manfaatkan untuk membuat database dokumen. Misalkan kita membuat undangan untuk 100 orang. Bukan berarti kita harus menulis surat sejumlah 100 buah untuk 100 undangan. Kita cukup membuat satu buah surat, dan untuk mengisikan nama dan alamat yang berbeda untuk tiap para undangan.

Mungkin penjelasan ini kurang dapat di pahami. Lebih mudahnya, mari kita bersama belajar membuat mail merge.

Langkah 1

Ketikan Surat, sebagai contoh singkat seperti di bawah :

--------------------------------------------------------------------------------------------

Kepada :

Alamat :

Di harapkan kehadiran pada :

Pkl : 15.00 WIB

Di Gelora Olahraga Kita

Atas perhatinnya, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami

Panitia

---------------------------------------------------------------------------------------------

Langkah 2(membuat mail merge)

- Klik menu bar Mailling

- Klik Start Mail Merge

- Pilih Letters

- Kemudian kita Klik Select Recipients

- Pilih Type New List

- Kemudian akan muncul Windows seperti dibawah :

- Kemudian kita klik tombol “Customize Columns…”, karena kita hanya membutuhkan 2 field, yaitu Nama dan Alamat

- Setelah kita klik tombol “Customize Columns…”, akan muncul kotak dialog seperti di bawah,

- Tugas kita disini ialah menghapus semua field yang ada, dengan cara klik tombol “Delete”, dan akan muncul dialog pertanyaan seperti dibawah,

- Dan kita bisa lihat bahwa field “Title” telah hilang, dan lakukan hal tersebut hingga field kosong, seperti gambar di bawah,

- Kemudian untuk mengisikan field “Nama” dan “Alamat”, klik tombol “Add”. lihat gambar di bawah;

- Dan seterusnya hingga field “Alamat”, dan klik OK

- Maka akan muncul dialog seperti gambar di bawah;

- Di dialog ini, kita akan mengisikan data atau nama dan alamat orang yang akan kita undang, pilih “New Entry” (sebanyak kebutuhan kita), lalu klik OK

- Kemudian kita harus simpan data yang sudah kita inputkan, untuk nama terserah anda.

- Setelah selesai kita membuat data, maka kita menginjak langkah selanjutnya.

Langkah 3

- Menjalankan mail merge kita, lihat gambar di bawah;

- Posisikan kursor kita di isian Kepada, dan kita klik tombol “Insert Merge Field”, pilih “Nama”, dan pilih “Alamat” untuk isian alamat, maka akan muncul otomatis seperti terlihat gambar dibawah;